Binnen de koepelorganisatie Educare in Nunspeet was men ontevreden hoe werd omgegaan met dossiervorming: documenten werden her en der opgeslagen en vormden daarmee een veiligheids- en privacyrisico. Ook was de manier van werken niet efficiënt doordat veel gegevens keer op keer opnieuw ingevoerd moesten worden. Na het onderzoek naar een geschikte informatiearchitectuur is besloten op kleine schaal te beginnen met het gebruik van Sharepoint binnen de organisatie. In eerste instantie op kleine schaal, bij succes wordt dit verder uitgebreid. Gentle Innovations heeft samen met Passim Partners vorm gegeven aan de oplossing voor dit vraagstuk.
Dit hebben we gedaan
Gentle Innovations heeft door middel van een flexibel groeimodel een Sharepoint omgeving opgezet en deze gecombineerd met de huidige manier van werken. Er is vooraf geen uitgebreid ontwerp gemaakt, wel is de scope bepaald. Voor het ontwikkelproces had dit tot gevolg dat korte stukjes ontwikkeld zijn, die snel werden gepresenteerd zodat we aan de hand van de feedback door konden ontwikkelen. Het resultaat is een online Sharepoint omgeving die past bij de wensen van de eindgebruiker. In de Sharepoint omgeving worden onder meer leerlinggegevens opgeslagen en de bijbehorende documenten. Al deze gegevens zijn snel en flexibel terug te vinden. Bij het aanmaken van nieuwe Word documenten worden op een slimme manier bestaande gegevens vooraf ingevuld, zodat deze gegevens slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden.
Mobiel: 06 245 031 33